书写感谢书信的注意事项

02 May, 2020

お礼メールを送る際のポイント
お礼メールの作成にあたって、気を付けるべきポイントを押さえて作成することで、相手により感謝の気持ちが伝わるようになります。せっかく感謝の気持ちを伝えるのであれば、正しい言葉遣いと適切なタイミングでメールを送信することで、丁寧に思いを表現しましょう。そうすることで、お客様や上司と良好な関係を築いていけるはずです。

お礼メールはできるだけ早く送る
お礼メールは早さが大事です。お礼の出来事が数日も前だと、メールを受け取った側からしても疑問に感じてしまうでしょう。実は、当日にお礼メールを送る人は少ないと言われています。早くお礼を送るだけで、他の人材との差別化が出来ます。そのため、お礼メールは極力時間を空けずに、早く送るするように心がけましょう。午前中の出来事に関するものであれば、その日の夕方までに送り、夜の飲み会や午後の訪問に関しては、翌日の始業時間前に送るのが理想的です。難しい表現にこだわりすぎて時間をかけて書くよりも、相手の記憶に新しいうちに早めに送った方が効果的です。

件名は分かりやすく簡潔に
ビジネスメールにおいて気を付けるべきポイントである、「件名を簡潔に記述すること」は、お礼メールにも当てはまります。ご紹介した例文のように、「いつの」「何に関する」メールなのかが一目見てわかるような簡潔な件名をつけることを心がけましょう。簡潔でわかりやすいお礼メールの件名の例として「〇〇〇に関するお礼」や「昨日の〇〇〇のお礼」などがあります。件名はメールを受け取った際に真っ先に目に付く部分なので、見ただけで内容がある程度補完できるような、わかりやすい件名にしましょう。

定型文にならないように注意
「お礼メールは早さが大事」と解説をしましたが、早さを重視するあまり、内容を疎かにしてしまっては元も子もありません。あまりに単調な定型文では相手に感謝の意思が伝わりづらいだけでなく、場合によっては、「作業的に送信しているのでは？」という不信感を抱かせてしまうかもしれません。「その日にあった出来事」や「具体的に何に対して感謝の気持ちを抱いたのか」などを記述することで、定型文のお礼メールと差別化することができ、相手の印象にも残りやすくなります。多少手間のかかる作業ではありますが、なるべく定型文にならないように心がけましょう。

「取り急ぎ」は使わない
お礼メールの件名で「取り急ぎお礼まで」という言葉が使われることがよくあります。確かに、「取り急ぎ」という言葉は、ビジネスメールではよく見かけます。しかしながら、「取り急ぎ」という言葉は辞書的な意味では「とりあえず急いで」であり、ビジネス会話・メールでは「急用などがあり、先方に対して十分な準備や報告ができないないこと」を伝える言葉です。お礼をする時は、丁寧な表現で相手に感謝の気持ちを伝え、誠意を見せることを目的としているため、適切な用語ではありません。
以上の点から、「取り急ぎ」ではなく、「まずは、お礼申し上げます」や「略儀ではありますが、まずはお礼申し上げます」などの表現の方が好ましいと言えるでしょう。
諸事情により、すぐにしっかりとしたお礼メールを作ることができない場合でも、「取り急ぎ」という表現を使わずに簡単なお礼メールを送り、後から改めて丁寧なお礼メールを送るようにしましょう。

相手との距離感を意識する
お礼メールを送る相手は、取引先、部下、上司と様々です。
お礼メールは送る相手に合わせて、適切な距離感を意識することを大切にしましょう。
例文を見ての通り、「重要な取引先の方」と「身近な上司」へのお礼の仕方だと表現がかなり違います。
初対面の相手に対して、お礼メールを送る際は「初めてメールを送らせていただきます。」や「突然のご連絡失礼いたします。」というように、あくまで初めてお会いしたことを念頭にメールを作成すると良いでしょう。

お礼メールで使えるフレーズ集
お礼メールで使うフレーズには「ありがとうございます。」をはじめ、様々な表現があります。
一言に感謝といっても、相手によって伝える表現を変えなければ、感謝の気持ちが十分に伝わらないことがあります。
ここでは、感謝の言葉を表すフレーズを紹介します。相手との関係によって適切なお礼フレーズが使えるように、お礼のフレーズのボキャブラリーを増やしましょう。

お礼の言葉
お礼のフレーズには、「～いただき、ありがとうございます」、「ありがたくお礼申しあげます」や「重ねてお礼申し上げます」などがあります。
どれも感謝の気持ちを表すフレーズなのですが、状況や相手によって使い方が違うため、距離感を見極めて使うようにしましょう。
ややカジュアルな表現としては「～いただき、ありがとうございます。」というフレーズがあります。
直前の行いに対してお礼を述べるときに使うフレーズで、「先日は」「その節は」といった言葉をつけることで、時間的な幅を持たせることができます。
例えば、社内の親しい上司に何かを教えてもらった時にお礼のメールを書くときは、「〇〇〇についてご教示いただき、ありがとうございます。」のように書くと良いでしょう。
「心より御礼申し上げます」というフレーズは、セミフォーマルな表現で、相手としては取引先や社内関係者でもかなり立場が上の方に対して使うお礼の言葉です。
意味合いとしては先述した「〜いただき、ありがとうございます」よりも丁寧な表現になるので、かしこまった内容のメールに使用しましょう。
例えば、社内の上司に対して「お心遣いいただきましたこと、ありがたく御礼申し上げます。」といったような使い方ができればベストです。
「重ねてお礼申し上げます」は、「もう一度、お礼を言わせていただきます。」という意味であり、繰り返し感謝の言葉を使うことで、感謝の気持ちを強調する役割を持っています。より丁寧に感謝の気持ちを述べる際に使用すると良いでしょう。

具体的な内容を示す言葉
お礼のフレーズでは、単に感謝の気持ちを述べる時に使う言い回しもありますが、具体的な内容に伴って感謝の言葉を述べたほうが、相手に気持ちが伝わりやすくなります。
お歳暮やお中元などで、取引先や上司から何か物を貰った際には、「結構な品をお贈りいただき、誠にありがとうございます。」のようなフレーズを使うと、目上の方に対して感謝の気持ちが伝わりやすいです。
相手方が自分に対して、配慮をしてくれたり、気を使ってくれた際には、感謝の気持ちを表す「お気遣いくださり」というフレーズを用います。

これ以外にも、
この度はお越しいただき
お心配りいただき
貴重なお時間をいただき
この度はご丁重なる〇〇をいただき
ご愛顧を賜り
などのフレーズもあります。

まとめ

お礼メールの基本は、早く送ることと相手に感謝の気持ちが伝わるように定型文にならないよう具体的に書くことです。
また、相手に合わせて適切な言葉選びが出来るようになることも、相手に誠意を見せ好印象を与える上で重要です。お礼メールを相手に合わせて具体的に書くのは、手間のかかる作業ではありますが、ビジネスをより円滑に進めていくきっかけにもなり得ます。
そのため、この記事で紹介したポイントを踏まえた、「感謝が伝わるお礼メール」が作成できるよう心がけましょう。

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