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社外メール—>お詫びの文例

本期介绍：商品破損・不良品に対するお詫び（对商品破损、不合格品的致歉）

件名：｢液晶テレビ｣破損のお詫び
○○○電気　商品発注課
近松　勝様

平素よりご愛顧を賜り､誠にありがとうございます。
株式会社山田商事､営業部の山田太郎です。

このたびは弊社の検品不備により､お届けした液晶テレビに破損があったことを陳謝いたします。
お取り替えの品は､私が責任をもって検品し､本日出荷いたしましたので､
明日の午後には着荷の予定でございます。
なにとぞ､今しばらくご猶予を賜りますようお願いいたします。
今後は、同様のミスを繰り返すことがないよう現在、出荷前の点検システムの見直しを徹底的に行っております。
どうか今後とも変わらぬお引き立てのほど､よろしくお願い申し上げます。

後日、改めてご挨拶に伺いたいと存じますが、
取り急ぎ、メールにてお詫び申し上げます。


本期介绍：商品ちがいのお詫び（对交错货的致歉）

件名：商品ちがいのお詫び
○○○株式会社　商品仕入部
長谷川　修一様

いつもご利用いただき､ありがとうございます。
株式会社山田商事､営業部の山田太郎です。
このたび､お届けした商品に間違いがありましたことを､ 心よりお詫び申し上げます。
ご迷惑をおかけして､本当に申し訳ございませんでした。

原因について､社内調査をいたしましたところ､ 係の入力ミスであることが判明いたしました。
私どもの不手際で多大なご迷惑をおかけしてしまい､ 弁解のしようもなく､恐縮しております。
ご注文の商品｢コーヒーセット｣ 200個は､ 本日夕方6時までに貴社にお届けに伺います。
その際､ ｢紅茶セット｣を引き取らせていただきたく存じます。

今後は二度とこのような不手際がないよう､ 社員一同気を引き締めて､確認を周知徹底いたします。
どうか､変わらぬお引き立てのほど､ よろしくお願い申し上げます。

メールにて恐縮ですが､
取り急ぎ､ご報告とお詫びを申し上げます。



借用物破損のお詫び状の文例

修理ができる場合

急啓　とり急ぎ一筆差し上げます。
　じつは、〇〇様からお預かりしておりました〇〇を壊してしまいました。私の不注意でご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
　お借りした〇〇なので慎重に扱っていたつもりでしたが、誤って落としたことが原因で弁解の余地もなく、自分の責任感のなさを恥じるとともに、私がもっと注意していればと今更ながら後悔するばかりです。破損状況は、角の部分がやや凹んでおり、塗装も剥げています。
　私の無責任さから大切な〇〇を傷つけてしまい、深く反省いたしております。早速修理工場へ問い合わせ、修理の手配をいたしました。修理すれば済むという問題ではないことは重々承知しておりますが、なにとぞご了解をいただきますようお願い申し上げます。
　修理が済み次第、改めてご連絡のうえ、お詫びかたがたご返納に参上いたします。
　右、ご報告とお詫びまで。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　草々
反省の言葉と今後の対応を述べる箇所は、お詫びの手紙で一番大事な部分です。誠意のある対応を示すしか、相手の怒りを和らげる方法はありません。破損した借用品の修理ができる場合は、可能なかぎり修理方法や修理にかかる日数を書き添えるようにしましょう。
 

修理ができない場合

    とり急ぎお詫びを申し上げます。
　先日ご貸与くださいました〇〇を、私の過失により損傷してしまいました。しっかりと管理ができずに、大変申し訳ございません。
　修理センターに問い合わせたところ、元の状態に戻すのは困難とのことでございました。
　身勝手なお願いとは重々承知いたしておりますが、できれば同じものを弁償させていただくことでご容赦願えませんでしょうか。〇〇様のご意向をお聞かせください。あらためてお電話いたしますので、その際にご指示をくださいますようお願い申し上げます。
　誠に勝手ながら、まずはお詫びとお願いを申し上げます。
弁償の申し出は、あくまで謝罪の方法のひとつ。「弁償するので許してください」といった書き方にならないよう、相手の意向を確かめる姿勢をもちましょう。壊した借用物が、持ち主が長年愛用している思い出の品であれば、弁償すれば済む問題ではありません。相手の気持ちを考えて、配慮ある言葉を伝えましょう。


借用物紛失のお詫び状の文例

紛失したお詫びを伝える場合

    前略　先日の娘のピアノ発表会の際は、ビデオカメラを貸していただきありがとうございました。本日は、その件でお詫び申し上げなければならないことがあり、お手紙を差し上げました。
　実は、ピアノ発表会の会場で紛失してしまいました。私の不注意で、なんとお詫びしてよいのかわかりません。使いやすく大切にされていたビデオカメラであったことと思います。できれば同じものを弁償させていただきたいと存じますが、どのようにしたらよろしいでしょうか。あらためてお電話いたしますので、その際にご指示をくださいますようお願い申し上げます。
　誠に勝手ながら、まずはお詫びとお願いを申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　草々
同じ商品の弁償を申し出る場合は、文例中の下線部を「大変失礼ながら、家電量販店に問い合わせたところ在庫があるということなので、取り寄せて弁償させていただくということでいかがでしょうか」といった伝え方で解決策を示しましょう。


代替品を送る場合

前略　失礼いたします。
　実は、先日お借りしたピアスをどこかで落とし、紛失してしまいました。ピアスをつけて外出したときに通った道や、立ち寄ったお店はすべて探しましたが、見つかりませんでした。私の不注意でなくしてしまい、深くお詫び申し上げます。
　身勝手なお願いで誠に恐縮ですが、早急に代替品を発送いたしました。お気に召さない品かもしれませんが、どうかご容赦のほどお願い申し上げます。
　まずは書中にてお詫び申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　草々
代替品で償える場合は、できるだけその誠意を示します。ただし、その対応でも許してもらえるかどうかは相手の意向にもよりますので、少しでも不安があれば、相手に訊ねるなどして確認することが大切です。


持ち主に意向を確認する場合

    前略　先日は打ち合わせの帰りに傘をお貸しくださり、誠にありがとうございました。おかげ様で大事な書類を濡らさずに、無事に帰社できました。
　ところが、翌日早々にお礼を申し上げようと傘をもって自宅を出ましたところ、電車の中へ置き忘れてしまったようなのです。すぐに駅に問い合わせ、次の日、忘れ物案内所へ直接確認に行きましたが、見つかりませんでした。ご厚意で貸してくださった大切な傘を、私の不注意でなくしてしまい、お詫びの言葉もございません。誠に申し訳ございません。
　同じ傘をお返ししたいのですが、記憶が定かでなく探して買い求められません。失礼ながら、弁償についてはどのようにしたらよいかご意向をお聞かせください。
　取り急ぎお詫びかたがたお問い合わせまで申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　草々
どうして紛失に至ったのか、その経緯や、紛失が発覚してからどのように対応したのかなどの要点を整理して簡潔に記しましょう。捜索しつくした旨を告げるとともに反省の意を伝えることが、謝罪するうえで大切です。


借金返済延滞のお詫び状の書き方
つづいては、借金返済延滞のお詫び状を書くときの基本構成と書き方についてご紹介します。詫び状は、以下の図に示した「前文」「主文」「末文」「後付け」の4つの項目に分かれます。形式に従って書きましょう。


借金返済延滞のお詫び状の文例

借金延滞のお詫び状

    冠省　このたびはお約束いたしました返済を実行することができず、大変なご迷惑をおかけいたしました。
　せっかくご用立てしていただいたものの、返済が滞ってしまい誠に申し訳ございません。心からお詫び申し上げます。
　返済資金の当てにしていた入金が諸般の事情により、やや滞っておりまして、ご返済の期日には間に合わなくなりました。
　返済が遅れることがわかった時点で、お願いに伺わなければならなかったのですが、忙しさにかまけて失念しておりました。すぐにでもご連絡を差し上げるべきだったと、深く反省しております。
　これからはこのようなご迷惑をおかけしないよう、十分注意し、きちんと返済期日を守ってまいりますので、ご寛恕のほどお願い申し上げます。
　とり急ぎ右、お詫びとお願いを申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　草々
上記の文例は、借金の返済期日の入金に遅延してしまったものの、すでに返済した場合のお詫び状の書き方です。不始末の概要を書き記すときは、経緯を客観的に述べることが大切です。言い訳や弁明を伝える部分ではありません。
 

借金延滞のお詫び状（催促を受けて）

    前略　お手紙拝見いたしました。お借りしていたお金の返済が遅れてしまい、大変申し訳ございません。
　厚かましいお願いにもかかわらず、快くお金を用立ててくださった〇〇様のご信頼を裏切るかたちになり、お詫びの言葉もございません。
　言い訳になってしまいますが、実は予定していた入金が遅れており、返済の目処がついてからご連絡しようと思っていました。しかし、このようなお手紙を頂戴してしまい、深く反省しております。ご迷惑をおかけして申し訳ございませんでした。
　今月末には入金の確約がとれておりますので、必ずご返済いたします。もうしばらくお時間をいただきたくお願い申し上げます。
　まずは取り急ぎ、お詫びとお願いまで。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　草々
借金返済の催促の手紙を受け取ったときは、間違っても、失礼な文言で相手の感情を逆なでするような書面であってはなりません。文例中の下線文の書き換え表現は「お約束の返済期限がすぎてしまい申し訳ございませんでした」といった謝罪の言葉を述べてもよいでしょう。


子どもが喧嘩で怪我をさせたお詫び状の文例

相手の保護者に宛てる場合（1）

   急啓　このたびは息子の〇〇が、大事なご子息様にとんでもないご迷惑をおかけして（1）しまい、本当に申し訳ございませんでした。
　喧嘩の事情を本人に聞いてみましたところ、うちの子が先に手を出して〇〇さんに怪我を負わせてしまったとのこと。何とお詫びを申し上げてよいのか言葉もございません（2）。親としてのしつけの至らなさを痛感し、二度とこのようなことを繰り返さないようにと言い聞かせました。本人も大層後悔し、〇〇さんに謝罪して仲直りをしたいと申しております。近日中に息子と一緒にお詫びに伺いまして、治療費のことなどをご相談させていただきたく存じます。
　まずは書中をもちまして、お詫びまで申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　草々
文例中の下線部（1）は「大変なお怪我を負わせて」「大変な不調法をして」「愚行を働いて大けがをさせて」などと書き換えることができます。下線部（2）の反省の言葉については「弁解の余地もなく、お恥ずかしい限りです」「不甲斐なさに恥じ入るばかりです」などと書いてもよいでしょう。


相手の保護者に宛てる場合（2）

    急啓　このたびはうちの〇〇が大変申し訳ないことをいたしました。〇〇くんにお怪我をさせてしまい、心よりお詫び申し上げます。親としてしつけが至らなかったことを痛感しております。
　その後、お怪我の具合はいかがでしょうか。
　先ほどお宅におじゃましたのですが、お留守のようでしたので取り急ぎお手紙を差し上げました。あらためてお詫びに伺いますが、まずは書中にてお詫び申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　草々
骨折などの大怪我をさせてしまい、治療費を負担する場合は文例の下線部を「近日中に息子とお詫びに伺いますので、治療費について相談させてください」と書き換えます。不始末のお詫びは、手紙だけで済ますつもりでないことが相手の親御さんにも伝わるように書くことが大切です。相手も、これからのことがわかって安心します。


相手の保護者に宛てる場合（3）

    冠省　このたびは、我が家の長男が貴家のお子様に教室で怪我をさせたとのこと、誠に申し訳なく、心よりお詫び申し上げます。
　日頃から仲良くするようしつけていたつもりでしたが、監督不行き届きでございました。親として猛省しております。
　息子に問い質したところ、決して故意ではないと申しておりましたが、いかなる理由があるにせよ他人様に怪我をさせてよい道理はなく、これからは厳しく指導してまいる所存です。
　また当然のことながら、治療費などはすべて私どもが負担いたしますので、ご請求いただきたくお願い申し上げます。
　今後もこれをしこりにすることなく、仲良くさせていただきますよう、お願いいたします。
　まずはとり急ぎお詫び申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　草々
親として反省し、至らなさを詫びるとともに、家族として今後の対処法を示すことが大切です。怪我をさせたときの状況を記すときは、書き方に注意しましょう。「わざとではない」「先に手を出したのはお宅の子ども」などと書くと、相手の親御さんの怒りを買うことに。故意ではなくても、迷惑をかけたことは事実として受け止め、謝罪の言葉を述べるのが基本です。


学校に宛てる場合

    急啓　このたびは息子の〇〇が同じクラスの〇〇くんに大変なお怪我を負わせてしまい、ご迷惑をおかけいたしました。心よりお詫び申し上げます。
　クラスでも、学級会の議題を変更して話し合いの機会を設けていただいたとのこと、申し訳ございませんでした。
　息子には、二度と同じようなことを繰り返さないようにと言い聞かせました。本人も、大切な友達に申し訳ないことをしたと反省しております。
　〇〇くんの親御様のご自宅にはお詫びに伺い、この後もこれをしこりにすることなく、仲良くしていただけるとのありがたいお言葉をいただきました。
　私どもも、子どもを甘やかして育ててしまった保護者としての責任を痛感し、家庭でのしつけや教育について、あらためて見直してまいりたいと存じます。
　今後とも変わらぬご指導のほど、よろしくお願いいたします。
　まずは書中にてお詫び申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　草々
担任の先生や、息子が通う学校に手紙を宛てる場合は、お詫びの言葉とともに、怪我をさせた相手の保護者への対応や、保護者および本人の反省と謝罪の意を伝えましょう。


万引きしたお店に宛てるお詫び（警察への通報なし）

    急啓　このたびは私の娘・〇〇が、貴店で万引きをしてしまい、深くお詫び申し上げます。
　先日の軽はずみな行為は、一切の弁明の余地がなく、娘を甘やかして育ててしまった保護者の責任を痛感しております。今後同じようなことを繰り返さないよう厳しく注意しました。本人もさすがに反省の色を濃くし、今更ながら深く後悔しております。
　また、今回に限って警察への被害届の提出を控えていただいたご寛恕を無にしないよう、肝に銘じてまいる所存です。今後は貴店はじめご近所の皆様にご迷惑をおかけしないことをお約束いたします。
　後日改めてお伺いいたしたく存じますが、まずは書面にてお詫び申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　草々
警察への通報に対して寛大な処置をとっていただいた場合は、先方のご黙許についてもふれます。また、万引きした品物を引き取る場合は「ご迷惑をおかけしたお詫びを含めて品物の代金はお支払いさせていただきます」と書き添えましょう。


子どもが通う学校に宛てるお詫び

    急啓　とり急ぎお詫び申し上げます。
　このたびは、息子の〇〇が多大なご迷惑をおかけしましたこと、誠に申し訳ございません。
　日頃、諸先生方からご指導をいただいているにもかかわらず、軽率な行動に走りましたこと、不甲斐なさに恥じ入るばかりです。心よ炉よりお詫び申し上げます。
　私どものしつけ・指導の至らなさを痛感し、二度とこのようなことを繰り返さないようにときつく叱責しました。本人も悪いことをしたと自覚し、今は十分に反省しております。
　今後は家の者が管理監督をし、改めて家庭内での教育方針を見直してまいる所存でございます。先生方におかれましては、引き続きご指導くださいますようお願い申し上げます。
　まずは書中をもちましてお詫び申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　草々
万引きは、子どもの学校にも通知されることがあります。その際は、保護者として反省や謝罪の言葉を誠意を込めて伝えます。お店だけではなく、学校にも迷惑をかけたことをお詫びし、このような行為を繰り返さないよう誓います。


支払い遅延のお詫び状の文例
支払遅延のお詫び状の文例をご紹介します。文例のあとに記載しているポイントについても目を通しておいてくださいね。


事務処理のミスで次月振込となる場合

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平成〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇
営業部長　〇〇〇〇様
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　〇〇〇〇株式会社
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　営業部　〇〇〇〇


    拝復　梅雨の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り、心より御礼申し上げます。
　さて、〇月分ご納入の売掛金につきまして、〇月〇日にご照会いただき、誠に恐縮に存じております。さっそく経理に確認しましたところ入力漏れがあったことが判明し、至急、お支払いの手続きをいたしたところでございます。
　貴社に多大なご迷惑をおかけしましたことを、衷心よりお詫び申し上げます。
　今後はこのようなことのないよう、厳重に注意いたす所存でございますので、このたびにつきましては何卒ご高配を賜りたくお願い申し上げます。
　なお、誠に勝手を申し上げますが、決済の都合上今月中には間に合わず、来月〇日付でご指定の金融機関に振り込むことになります。重ねてご容赦いただきますようお願い申し上げます。
　まずは、お詫びに加えご報告させていただきます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具
支払いが遅れたことにどのように対応してくれるのかは、相手が最も関心のある事柄です。お詫びの言葉のあとに、事後処理について明記しておくと、相手に誠意が伝わり、安心感を与えることができます。


事務処理のミスで振込が遅延する場合

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
平成〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇
総務部　〇〇〇〇様
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　〇〇〇〇株式会社　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
営業部　〇〇〇〇
　　　　　　　　　　　　　　　
    拝復　暮秋の候、貴社益々ご繁栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
　さて、〇月〇日付貴信にて〇月〇日締めご請求に対するご催促をいただき、誠に申し訳ございません。
　至急経理部に確認しましたところ、営業担当者の事務処理ミスによるものと判明いたしました。さっそく本日〇月〇日付にて、ご指定の口座にお振込みをいたしましたので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
　今後は二度とこのような手違いがないよう、厳重に注意して参ります。今回の件は何卒ご海容くださいますようお願い申し上げます。
　まずは取り急ぎ書中をもちましてお詫び申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具



資金繰り悪化による猶予の依頼をする場合

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平成〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇
経理部　〇〇〇〇様
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　〇〇〇〇株式会社
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　総務部　〇〇〇〇
　　　　　　　　　　　　　　　
    拝復　春寒の候、貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
　さて、〇月〇日締めご請求に対するご催促をいただき、誠に恐縮いたしております。
　昨年発売をいたしました当社製品の売れ行きが当初の計画を大幅に下回り、資金繰りが悪化している状況です。目下業務内容を見直し、ようやく資金繰りにも目途が立った状況でございます。つきましては、誠に勝手ながら来月末までご猶予をお願い申し上げます。
　今後は、弊社の販売体制の見直しに努め、貴社に多大なご迷惑をおかけしましたこと深くお詫び申し上げます。
　取り急ぎ、お詫びかたがたご連絡申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具



取引先倒産により猶予の依頼をする場合

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平成〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇
管理本部　〇〇〇〇様
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　〇〇〇〇株式会社
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　営業部　〇〇〇〇
　　　　　　　　　　　　　　　
    拝復　早春の候、貴社ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、深く感謝申し上げます。
　さて、〇月分の納入代金のお支払いがされていないというご指摘を受け、早速弊社で調査いたしましたところ、お申し越しのとおりでございました。
　経理部に確認しましたところ、弊社得意先が倒産いたしましたため売掛金の回収が不可能となり、予定しておりました決済資金の調達に時間を要してしまいました。しかしながら、なんとか資金調達の目途が立ち、貴社へご報告をいたす次第です。何卒、今しばらくのご猶予を賜りたくお願い申し上げます。
　本日まずは書中をもちましてお詫びとご通知を申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具



納期遅延のお詫び状の文例

さいごに、納期遅延のお詫び状の文例をご紹介します。文例のあとに記載しているポイントについても目を通しておいてくださいね。

文例1：生産が追いつかない場合
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平成〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇
商品販売部　〇〇〇〇様
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社〇〇〇〇
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　営業部長　〇〇〇〇
　　　　　　　　　　　　
    拝啓　残暑の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
　さて、貴社よりご注文いただきました「〇〇〇〇」につきまして、かねてのご連絡の通り、ご指定の納期に間に合わせることができませんでした。貴社に多大なご迷惑をおかけしましたことを、衷心よりお詫び申し上げます。
　本品は弊社が独自の技術で新しく開発し、昨年〇月の発売以来、各方面からご好評をいただいてまいりました。予想を超える売れ行きに、製造が皆様からのご注文に応じきれない状況に陥ってしまいました。
　このような状況ですので、改めて1週間ほど納期を延長させていただき、心から感謝申し上げます。
　ご注文の品は直ちに発送すべく手はずを整えておりますので、今しばらくお待ちくださいますよう、誠に恐縮ながらお願い申し上げます。
　今後はこのような不手際のないよう、十分に注意する所存でございます。どうか今回にかぎりご容赦いただきまして、今後とも変わらぬご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具
お詫び状では、納期が遅れた理由を具体的に説明するとともに、いつ納品できるのかをできる限り明確に伝えることが大切です。自社の生産・管理体制に非があってお詫びをするので、誠意を込めて陳謝の意を示しましょう。


文例2：事故が原因の場合

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平成〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇
総務部　〇〇〇〇様
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社〇〇〇〇
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　営業部　〇〇〇〇
　　　　　　　　　　　　　
    拝啓　深緑の候、貴社におかれましてはますますご清栄の由お喜び申し上げます。平素は格段のご愛顧を賜り、深謝申し上げます。
　さて、〇月〇日付でご注文を賜りました「〇〇〇〇」の納期に遅れが生じましたこと、誠に申し訳ございません。
　当初納期に間に合わせるよう順調に作業を進めて参りましたが、〇月〇日に海外工場で発生いたしました火災の影響で、ご指定の期日までの納品ができない結果となりました。不測の事態とはいえ、貴社に大変なご迷惑をおかけしますこと、衷心よりお詫び申し上げます。
　現在、工場では〇月〇日必着を厳守すべく、休日を返上して最大限の稼働力で生産に努めております。今しばらくのご猶予をお願いいたします。
　今後は万全のリスク管理態勢を整備して生産にあたる所存でございます。どうか変わらぬお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。
　書面にて失礼とは存じますが、取り急ぎお詫び申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具
納期を遅延した落ち度がこちらにあることをはっきり認め、率直にお詫びする一文を書き添えるとともに、納品できる期日を伝えて納期厳守の意欲を見せることも大切です。


文例3：納期について催促された場合
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平成〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇
営業部　〇〇〇〇様
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社〇〇〇〇
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　生産管理部　〇〇〇〇
納期遅延のお詫び
    拝啓　初霜の候、貴社におかれましてはますますご盛業のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご厚誼を賜り深謝申し上げます。
　さて、〇月〇日付でご注文いただきました「〇〇〇〇」について納品のご催促を頂戴し、誠に申し訳なく恐縮に存じます。
　当初予定しておりました販売数を大幅に超えてしまい、現在ご注文いただいている分の商品は確保いたしましたが、海外工場からの移送となる事情から、お届けは〇月〇日になる見込みでございます。
　今後は、弊社の生産体制の見直しに努め、貴社のご希望に応じられる体制を整備する所存でございます。今回は弊社の納期見通しの甘さから、多大なご迷惑をおかけしましたこと深くお詫び申し上げます。
　まずは略儀ながら書中をもちましてお詫びかたがたご説明まで申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具
納期が遅延した経緯と、確実な納品日を明記します。相手に迷惑をかけてしまったことを真摯に受け止め、反省点を素直に認めたうえで、今後の改善を約束することも忘れてはいけません。


請求金額間違い・請求書誤記へのお詫び状の文例
さいごに、請求金額間違い・請求書誤記へのお詫び状の文例をご紹介します。文例のあとに記載しているポイントについても目を通しておいてくださいね。

請求金額間違いのお詫び

平成〇〇年〇月〇日

株式会社〇〇〇
総務部　〇〇〇〇様

株式会社〇〇〇〇
経理部　〇〇〇〇

ご請求金額についてのお詫び

拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、このたびは〇月分のご請求金額につきまして、誤った金額をご請求いたしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
ご指摘を受けましてさっそく会計帳簿を調べましたところ、確かに弊社の間違いでございました。今後は経理面でのチェック態勢の強化に力を注ぎ、二度とこのようなことが起こらぬよう万全を期して参りますので、このたびの件は、どうかご容赦くださいますようお願い申し上げます。
なお、訂正いたしました請求書を同封させていただきます。
取り急ぎ書中をもちましてお詫びを申し上げます。

敬具

詫びるときは、何について詫びているかも明確に記しておくことが大切です。記載金額の相違についてのお詫びであることを明記するとともに、反省の意と善後策についても述べ、相手に誠意を伝えることを心がけましょう。



請求書誤記のお詫び（1）

平成〇〇年〇月〇日

株式会社〇〇〇
総務部　経理課　〇〇〇〇様

株式会社〇〇〇〇
経理部　〇〇〇〇

ご請求書誤記のお詫び

拝啓　貴社ますますご清栄の段、誠に大慶に存じます。平素は格別のお引き立てにあずかり、深く感謝申し上げます。
さて、昨日ご指摘いただきました〇月分の請求書の誤記の件ですが、早速調査いたしましたところ、誠に恐縮の極みですが、ご指摘の通りのミスが判明しました。
原因は弊社オペレーションのミスにて、他社への納品分を取り混ぜて入力したことでした。このようなミスをおかけしましたことは誠に申し訳なく、深くお詫び申し上げます。
つきましては、訂正した〇月分の請求書を同封いたしましたので、よろしくご査収ください。なお、誠にお手数をおかけいたしますが、誤記の請求書は同封の封書にて弊社までご返送くださいますようお願い申し上げます。
単純なミスではございますが、弊社の管理体制の落ち度に相違ございません。とくに慎重をきたすべき請求書作成でございますので、二度とこのような問題を起こさぬよう善処いたす所存でございます。何卒ご理解のうえ、今後ともよろしくお願い申し上げます。
取り急ぎ書面にてお詫び申し上げます。

敬具

誤記の請求書の処分については、廃棄をお願いするケースもありますが、返送してもらうのが一般的です。その場合、返信用封筒を同封し、相手に手間がかからないよう切手を貼ったり、返送先を明記しておく配慮をしておくのが礼儀。



請求書誤記のお詫び（2）

平成〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇
経理部　〇〇〇〇様

株式会社〇〇〇〇
総務部　〇〇〇〇

〇月分請求書ご送付について（お詫び）

拝復　貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。日頃は格段のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、昨日（〇月〇日付）の貴信にて〇月分の請求書に誤記があるとのご指摘を受け、早速調査いたしましたところ、誠に恐縮の極みですが、他社への納品分を取り混ぜてインプットしていたようです。
単純ミスではございますが、当社の管理体制の落ち度に相違ございません。特に慎重を期すべき請求書作成でございますので、二度とこのような問題を起こさぬよう善処したいと存じます。
今後はこのようなミスを起こさぬように細心の注意をいたしますので、今回はご容赦いただきますようお願い申し上げます。
つきましては、修正いたしました請求書を同封させていただきます。
なお、誤記のありました請求書はお手数ですが破棄していただきますようお願い申し上げます。
取り急ぎ書中をもちましてお詫び申し上げます。

敬具

何月分の請求書のことについてお詫びするのか、日付を明記するなど、新たな相違が生まれないよう確認の意味も込めて詳細を書き記すことが大切です。


書類紛失のお詫び状の文例
さいごに、書類紛失のお詫び状の文例をご紹介します。文例のあとに記載しているポイントについても目を通しておいてくださいね。

文例1：本人からお詫びする場合
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平成〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇
総務部　〇〇〇〇様
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社〇〇〇〇
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　営業一課　〇〇〇〇
　資料紛失のお詫び
拝啓　貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てにあずかり、ありがたく厚く御礼申し上げます。
　このたびは私の不注意により貴社に多大なご迷惑をおかけしてしまいまして、誠に申し訳なく存じ、心よりお詫び申し上げます。
　平成〇年〇月〇日午前〇時ごろ、貴社で〇〇様とのお打ち合わせの後、用事にて〇〇駅にて下車した際、お預かりいたしました「〇〇に関する資料」を落としたことに気づかず、紛失してしまいました。すぐに駅事務室に遺失物の捜索を願い出ましたが、未だ発見に至りません。
　つきましては、大変恐縮ではございますが、当該資料の再発行をお願いできませんでしょうか。ご用意いただけましたら、直ちに私がお伺いいたしますので、よろしくお願い申し上げます。
　お詫びを申し上げますとともに、今後二度とこのような不祥事は起こさないことを固くお誓い申し上げます。何卒今後もお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。
　まずは書面にてお詫び申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

お詫び状には、書類を紛失したときの経緯を簡潔かつ具体的に明記します。曖昧な表現をしてしまうと、先方の不信感は増す一方。誠意を示すためにも、その場で起こった状況は包み隠さず伝えましょう。また、お詫び状の文面には、再発防止を強く誓うことで、相手の許しを請う気持ちを込めることが大切です。そのうえで、書類の再発行を伏してお願いしましょう。


文例2：会社の責任者からお詫びする場合
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平成〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇
総務部　〇〇〇〇様
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社〇〇〇〇
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　代表取締役　〇〇〇〇
　資料紛失のお詫び
   拝啓　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
　このたび、弊社社員の不注意により〇〇様の個人情報が記載された書類を紛失していたことが判明いたしました。
　日頃から、個人情報の取り扱いには徹底した指導・管理をおこなってまいりましたが、このような事態を招き、お客様には多大なるご迷惑とご心配をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
　弊社では、これまでも書類の取り扱いには細心の注意を払うよう指導しておりましたが、このような不始末が発生したことを真摯に受け止め、お客様の情報管理につきまして一層厳格な取扱いを徹底し、再発防止に万全を期してまいります。
　まずは略儀ながら書面にてお詫び申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

個人情報などの重大な書類を紛失した場合は、代表者からお詫び状を送るのが礼儀です。文面には、再発防止のために会社として今回の出来事をどのように捉え、今後同じミスを繰り返さないために管理体制をどう変更するのかを明記します。紛失した資料の関係者が複数名の場合は、宛名を「お客様各位」とし、末文の下に別記を設け、紛失した書類の種類や情報内容、紛失件数なども記載しておきましょう。



接客態度へのクレームのお詫び状の文例
接客態度へのクレームが入ったときのお詫び状の文例をご紹介します。文例のあとに記載しているポイントについても目を通しておいてくださいね。

接客態度のお詫び
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平成〇〇年〇月〇日
〇〇〇〇様
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社〇〇〇〇
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　営業本部長　〇〇〇〇
　弊社社員の不始末のお詫び
急啓　平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
　このたびはお客様に対し、弊社販売スタッフの対応においてご無礼のありました段、謹んでお詫び申し上げます。社員教育に関しては弊社も日頃より力を傾けておりましたが、今回のご指摘を受け、さらに社員への指導を徹底する必要性を痛感しております。重ねて陳謝いたします。
　今後このようなご迷惑をおかけすることのないよう、社員一同、サービスの向上に誠心誠意努力をしてまいる所存でございます。
　どうか今回に限りご寛恕くださいますよう、また今後ともご愛顧を賜りますよう伏してお願い申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　草々
上記の文例は、クレームに対する基本的なお詫び状です。非を認め、素直にお詫びし、相手の怒りを鎮めることが大切。言い訳はせず、同じ失敗を繰り返さないための事後策についても書き記しておくと、相手にも誠意が伝わりやすくなります。


失言についてのお詫び（1）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平成〇〇年〇月〇日
〇〇〇〇様
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社〇〇〇〇
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 お客様サービス係　〇〇〇〇
　弊社社員の不始末のお詫び
拝啓　いつも弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
　さて、〇月〇日は弊社窓口にて社員の〇〇が〇〇様に大変失礼な発言があったとのことで、誠に申し訳ございません。直属の上司として責任を痛感しており、心よりお詫び申し上げます。
　〇〇には厳重注意のうえ、処分させていただきますので、何卒ご海容くださいますようお願い申し上げます。
　今後は、全社員にお客様サービスの徹底を厳しく指導してまいる決意でございますので、これからも弊社のサービスにお気づきの点がございましたら、遠慮なくご指摘くださいますようお願い申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具
お詫び状では、非が部下だけにあるような印象を与える言葉を用いてはなりません。「上司の私も、部下の不始末にほとほと手を焼いております」などの表現は、火に油を注ぐようなもの。お客様を更に怒らせてしまい、逆効果です。部下の失言は上司の責任であるという意識をもって、謝罪することが大切です。



失言についてのお詫び（2）

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平成〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇
企画部　〇〇〇〇様
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社〇〇〇〇
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　営業部長　〇〇〇〇
　弊社社員の不始末のお詫び
拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご支援を賜り深謝申し上げます。
　さて、このたびは、弊社社員が〇〇様に心ないひと言を申したとのご指摘の件、誠に遺憾の極みでございます。心よりお詫び申し上げます。
　日頃から、お客様に失礼のないようにと厳しく指導してまいりましたが、私の監督・指導の不行き届きと申すほかなく、お詫び申し上げる言葉もないほどでございます。
　本人も、自身の未熟さに対して深く反省の意を示しております。今後は二度とこのようなことのないように厳重に注意いたしますので、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
　接客マナーにはより一層十分に教育を施してまいりますが、今後もお気づきの点がございましたら、ご遠慮なくご指摘くださいますようお願い申し上げます。
　今後も何卒末永くご厚誼を賜りますようお願い申し上げます。
　まずは略儀ながら書面にてお詫び申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具
失言や失態に対するトラブルでは、できるだけ早く詫びることが解決するうえで重要です。とくに先方から指摘された場合、配慮のなさを反省した言葉をもってお詫びします。本人が反省の態度を示していることを記載して、許しを請うことも効果的。


失態・不始末についてのお詫び
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平成〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇
営業部　〇〇〇〇様
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社〇〇〇〇
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　カスタマーサポート部　〇〇〇〇
　弊社社員に対するご指摘の件
    拝啓　向夏の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。日頃は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
　さて、〇月〇日に弊社社員の〇〇が貴社に伺いました際、〇〇様に大変ご無礼な態度を取り、ご迷惑をおかけしたと知りまして、誠に遺憾の極みに存じます。監督者としての責任を痛感いたすとともに、〇〇様には心よりお詫び申し上げます。
　〇〇に対しましては、厳重に注意、処分いたしますので、このたびのことは何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。
　今後はこのような不始末のないよう、社員教育をいっそう徹底してまいる所存でございますので、どうか変わらぬお引き立てのほど、切にお願い申し上げます。
　取り急ぎ書中をもちましてお詫び申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具
先方の溜飲が下がるよう、不始末に対する処分についてもきちんと伝えましょう。問題を踏まえて、今後どう対応するかといった善後策・事後処理についても述べて理解を求め、関係の修復に向けたお願いを書き添えるのが基本です。


不良品のお詫び状の文例
さいごに、不良品を納品したときのお詫び状の文例をご紹介します。文例のあとに記載しているポイントについても目を通しておいてくださいね。


文例1
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平成〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇
総務部　〇〇〇〇様
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社〇〇〇〇
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　〇〇〇〇
　不良品納品のお詫び
    拝啓　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
　さて、ご返送いただきました弊社商品「〇〇〇〇」を品質管理部が検査したところ、ご指摘のとおり、重量に〇ｇの誤差があることが判明しました。検査に万全を期し〇個中〇個の抜き取り検査をしておりましたが、このような事態となり心よりお詫び申し上げます。
　弊社では、原因解明をするため貴社へ納入いたしました商品を全数回収させていただきたいと考えております。代品は全数検査したものを本日送付いたしました。また、返品に際して生じた費用に関しましては当社にご請求くださるようお願いいたします。
　また、本不良の原因が判明し対策が講じられるまでは、全数検査を実施することといたしました。
　今後はこのようなご迷惑をかけないよう検査体制をさらに強化しますので、何卒ご容赦のほどお願い申し上げます。
　なお、本トラブルの原因と対策に関しましては至急明らかにし、別途ご報告いたします。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具
製品の品質問題は、今後の取引に大きく影響してくるため、慎重かつ迅速な対応を心がけます。文面では、お詫びの言葉を添えるのはもちろん、引き続き誠意を持って対処していく意思を見せることが大切です。


文例2
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平成〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇
工事部長　〇〇〇〇様
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社〇〇〇〇
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　営業部長　〇〇〇〇
　弊社「〇〇〇」不良品納品のお詫び
    拝啓　時下ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。平素はひとかたならぬご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
　さて、〇月〇日付で納品しました「〇〇〇」に、一部不良品が混入していたとのご連絡をいただいた件、誠に恐縮に存じ、深くお詫び申し上げます。
　つきましては、ご都合のよろしい日時に、弊社営業担当の〇〇がお伺いし、不良品を交換させていただきたいと存じます。
　従来、弊社におきましては厳重な品質管理を行っており、このようなことは初めての経験でございます。今回どの段階で遺漏が生じたのか入念に調査しております。原因がわかり次第、またご連絡いたしたいと存じますが、今後はこのようなことのないよう体制を強化する所存でございますので、何卒ご容赦くださいますようよろしくお願い申し上げます。
　まずは略儀ながら書面をもってお詫びを申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具
不良品混入のお詫び状で誠意が伝わる文書には、かならず「お詫びの言葉」「早急に不良品を交換する方法」「同じミスを繰り返さないための改善策」の3点が明記されています。不良品混入におけるミスは、たった一度起こっただけでも、企業の管理体制に不信感を与える重大なこと。対応には十分注意しましょう。


文例3
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平成〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇
工事部長　〇〇〇〇様
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社〇〇〇〇
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　営業部長　〇〇〇〇
　不良品出荷のお詫び
拝復　平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
　さて、〇月〇日出荷の「〇〇〇」に一部欠陥品が混入していたとのこと、誠に申し訳ございません。深くお詫び申し上げます。さっそく、明日着荷の便で代替品を発送いたしました。
　欠陥の原因につきましても、明日、弊社の担当者を派遣して調査申し上げたく存じます。ご迷惑とは存じますが、それまで欠陥品の保管をお願い申し上げます。
　また、調査の結果がわかり次第対策を講じて、今後このような不祥事が起こりませんよう、鋭意努力する所存でございます。
　まずは書中にてお詫び申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具
文面では、お詫びを述べ、すぐに代替品を発送したことを伝えます。原因を究明するには、不良品の現物を調査する必要がある場合、「調査結果がわかり次第…」という一文でまとめます。後日、調査の結果と善後策を報告すると、先方の印象も良くなるため、できる限り伝えるほうが望ましいといえます。


文例4
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平成〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇
工事部長　〇〇〇〇様
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社〇〇〇〇
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　営業部長　〇〇〇〇
　不良品のお詫び
拝復　貴社におかれましては益々ご清栄のこととお喜び申し上げます。平素はひとかたならぬご厚誼を賜り深謝申し上げます。
　さて、〇月〇日付で貴社に納品いたしました弊社製品「〇〇〇」に一部不良品が混入していたとのこと、誠に申し訳ございません。深くお詫びいたします。
　さっそく明日〇月〇日着荷の便で代替品を配送いたしました。お手数をおかけして誠に恐縮ですが、不良品は着払いにてご返送くださいますようお願い申し上げます。
　弊社では今回の製品不良が発生した原因につきまして、入念に調査中でございます。今後このような不祥事が起こりませんよう、十分な対策を講じる所存でございますので、引き続きご高配を賜りますようお願い申し上げます。
　まずは書中にてお詫び申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具
件名には「お詫び」という言葉を入れ、謝意を強調します。不良品が混入したことをお詫びすることはもちろん、返送の手間をかけさせることについてもお詫びしましょう。



品切れ・在庫切れのお詫び状の文例
さいごに、品切れ・在庫切れのお詫び状の文例をご紹介します。文例のあとに記載しているポイントについても目を通しておいてくださいね。


企業に宛てる場合
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平成〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇
商品販売部　〇〇〇〇様
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社〇〇〇〇
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　営業部　〇〇〇〇
　ご注文品の品切れについてのお詫び
拝啓　向夏の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
　さて、このたびご注文いただきました商品注文番号「〇〇〇〇」の件ですが、あいにく品切れ状態となっております。
　当該商品は予想を上回る人気商品となり、現在メーカーでも注文に生産が間に合わない状況です。当社でも貴社のいつもながらのご厚誼に感謝し、八方手を尽くしておりますが、ご要望にお応えすることがかなわない状態でございます。
　ご迷惑をおかけして誠に申し訳なく、心よりお詫び申し上げます。
　なお、同じシリーズの「〇〇〇」でしたら、即座に納入可能でございます。ご存じの通り、色味に若干の違いはありますが、機能・性能については同じでございますので、ご賢察いただければと存じます。
　ご注文品の出荷につきまして、早急に手配できる体制を作りたいと存じますので、今後とも弊社商品をお引き立てくださいますようお願い申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具
品切れの事情は簡潔に書き、色違いなどの類似品のストックがある場合は、応急処置としてその商品を紹介しておくと、相手も検討の対象になります。納品までにまだ数ヶ月時間がかかる場合は、今後の改善策として「このようなことが再発しないよう、出荷体制の見直しを弊社一丸となって行っておりますので」などと明記するとよいでしょう。


個人に宛てる場合
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平成〇〇年〇月〇日
〇〇〇〇様
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社〇〇〇〇
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　商品販売部　〇〇〇〇
　ご注文品の品切れに関するお詫び
拝啓　平素は当社の通販サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
　さて、〇月〇日付貴信にてご注文いただきました弊社製品「〇〇〇〇」は、おかげさまで大変なご好評をいただき、完売いたしました。皆様にはご迷惑をおかけして申し訳ございません。
　数量限定商品ですので今後の出荷予定はございませんが、通常モデルの「〇〇〇」はまだ在庫に余裕がございます。これを機会にそちらの商品についてもご検討いただけましたら幸いです。
　まずはお知らせかたがたお詫び申し上げます。
　また、そのほかの商品につきましては、近日中に出荷いたしますので、到着まで今しばらくお待ちくださいますようお願い申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具
注文品が品切れとなってしまったことに対してお詫びの気持ちを伝えるためには、謝罪の言葉を必ず添えましょう。また、問い合わせ商品に対する今後の予定や、代案を提示することによって、お客様の選択肢も増えるため親切です。